Unser Guide zur rechtssicheren, bequemen und sicheren digitalen Unterschrift:
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran, und immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) für beschleunigte Unterschriftsprozesse. Papierbasierte Abläufe gelten zunehmend als langsam, unzuverlässig und ineffizient.
Dennoch unterzeichnen viele Unternehmen Verträge nach wie vor handschriftlich und verzichten damit auf die Potenziale der digitalen Signatur. Oder sie setzen digitale Signaturlösungen ein, bei denen die Datenhoheit gefährdet und die Rechtsgültigkeit der Signatur nicht gewährleistet ist.
Unser Guide dient als umfassende Informationsquelle für all diejenigen, die Wert auf Vertraulichkeit und Datensicherheit legen und einen Überblick über die digitale Signatur, insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur, gewinnen möchten. Erfahren Sie, wie Sie rechtssicher, bequem und sicher elektronisch unterschreiben können.
Sie haben weitere Fragen zur qualifizierten elektronischen Signatur?
- Was ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
- Welche Vorteile bietet die qualifizierte elektronische Signatur?
- Sind qualifizierte elektronische Signaturen rechtsgültig?
- Welche Anforderungen muss die QES erfüllen?
- Was ist der Unterschied zwischen EES, FES und QES?
- Wie unterscheidet sich die qualifizierte elektronische Signatur von den anderen digitalen Signaturtypen?
- Wie wird bei der qualifizierten elektronischen Signatur die Authentizität des Unterzeichners sichergestellt?
- Wie sicher ist die qualifizierte elektronische Signatur im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift?
- Wie funktioniert die qualifizierte elektronische Signatur?
- Wie kann die qualifizierte elektronische Signatur geprüft werden?
- Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich?
- Wie erstelle ich eine qualifizierte elektronische Signatur?
«Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur? Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine sichere digitale Signatur mit gesetzlicher Grundlage nach der EU Verordnung eIDAS und des Schweizerisches Bundesgesetzes ZertES. Sie verfügt über eine sehr hohe Beweiskraft und Haftung, ist vor dem Gesetz der handschriftlichen Signatur gleichgestellt und kann über Validatoren überprüft werden. Beispiele für diese gesetzlich anerkannten Validierungsmöglichkeiten sind der Validator der Schweizerischen Bundesverwaltung oder die Signaturprüfung der österreichischen Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH.»
5 Vorteile der qualifizierten elektronischen Signatur
Rechtsgültigkeit nach schweizerischem und EU-Recht
Die QES ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt und erfüllt die Anforderungen des schweizerischen (ZertES) und des europäischen Rechts (eIDAS) an die digitale Signatur.
Hoher Manipulationsschutz
Mit modernen kryptographischen Verfahren und dem Signaturzertifikat ist die Integrität des Dokuments und die Authentizität der unterzeichnenden Person garantiert.
Hohe Kostenersparnis
Durch die qualifizierte elektronische Signatur sparen Sie Kosten für Papier, Druck, Scannen, Postversand und Logistik.
Wertvolle Zeitersparnis
Sparen Sie sich mit der qualifizierten elektronischen Signatur zeitaufwändige Fahrten ins Büro oder zum Kunden, denn mit der QES kann ein Vertrag orts- und zeitunabhängig unterschrieben werden.
Sicherer Betrieb nach ISO-27001 Standard
Alle serverseitigen Komponenten werden in ISO-27001-zertifizierten Infrastrukturen in der Schweiz betrieben.
Rechtsgültigkeit von qualifizierten elektronischen Signaturen nach ZertES und eIDAS
Welche Anforderungen muss die qualifizierte Signatur erfüllen?
Damit eine digitale Signatur in der Schweizer sowie der EU vor Gericht der klassischen Handunterschrift zu 100% gleichgestellt wird, erfordern die beiden Rechtsräume spezifische Anforderungen. Diese werden mit eSignR erfüllt.
Rechtsgültigkeit für den Schweizer Rechtsraum
Im Bereich der digitalen Signatur wird häufig von drei Signaturtypen gesprochen – der einfachen (EES), der fortgeschrittenen (FES) und der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Die EES und die FES sind im schweizerischen Recht nicht geregelt und haben keine rechtliche Bedeutung. Nur die QES ist in der Schweiz gesetzlich geregelt und hat somit die höchste Rechtswirkung.
eSignR verwendet ausschliesslich die qualifizierte elektronische Signatur, welche sowohl in der Schweiz als auch in der EU zu 100% der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist und somit die höchste Beweiskraft hat.
Rechtsgültigkeit für den EU-Rechtsraum
Die EU-Verordnung eIDAS regelt die qualifizierte elektronische Signatur im EU-Raum. Sie definiert elektronische Signaturen als «Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet». Um rechtsgültig zu sein, müssen sie:
- Einer Person eindeutig zugeordnet werden können
- Die eindeutige Identifizierung der Person ermöglichen
- Durch einen Vertrauensdiensteanbieter (wie z. B. Swisscom Trust Services), erstellt werden
- Auf einem qualifizierten elektronischen Zertifikat beruhen
- Nachweisen, dass das Dokument nach Anbringen der Signatur nicht verändert werden kann
Diese Anforderungen werden von eSignR alle vollständig erfüllt.
Maximale Beweiskraft: Die Unterschiede zwischen EES, FES und QES bei digitalen Signaturen
Welche digitalen Signaturtypen gibt es und wie unterscheiden sich diese?
Im Bereich der digitalen Signatur werden häufig drei Typen von Signaturen genannt – die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die EES und FES sind im Schweizer Gesetz nicht geregelt und haben keinerlei Rechtsbedeutung. Nur die QES wird in der Schweiz durch das Gesetz geregelt und hat somit die höchste Rechtswirkung.
eSignR verwendet ausschliesslich die qualifizierte elektronische Signatur, welche in der Schweiz sowie der EU der Handunterschrift zu 100% gleichgestellt wird und dadurch die maximale Beweiskraft trägt.
Lesen Sie jetzt den Blogartikel für mehr Informationen:
«EES, QES oder FES? – Was sind die Unterschiede zwischen den digitalen Signaturtypen?»
Beim rechtsgültigen Signieren von Dokumenten rechnet sich in Zeiten von Covid-19 und Home-Office eSignR bereits um ein Vielfaches schon nur durch das Einsparen der sonst notwendigen Postwege.
Schritt-für-Schritt zur qualifizierten elektronischen Signatur
In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie Ihr PDF erfolgreich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen:
1. Schritt: Einmalige persönliche Identifikation
Gemäss den gesetzlichen Vorgaben (eIDAS und ZertES) muss eine Person einmalig identifiziert werden, um anschliessend für die qualifizierte elektronische Signatur qualifiziert zu sein. Für die Nutzung der QES in der von Ihnen gewählten Signaturanwendung (z.B. eSignR) werden Sie über den integrierten Smart Registration Service mit Ihrer bevorzugten Identifikationsmethode für die qualifizierte elektronische Signatur identifiziert.
Weitere Informationen zum Identifikationsprozess und den Identifikationsmethoden finden Sie hier.
2. Schritt: Wahl der Signatur-Software
Abhängig von Ihrem konkreten Anwendungsfall oder der rechtlichen Bedeutung des digitalen Dokuments, das Sie signieren müssen, wählen Sie eine geeignete Signatur-Software wie beispielsweise eSignR.
3. Schritt: PDF Dokument ladenSection
Laden Sie Ihr signierbereites PDF-Dokument in die Signatur-Software.
Hinweis: Bei eSignR verzichten wir auf die „Signatur-Runde“ – warum? Da für eine Signatur-Runde vertrauliche PDF Dokumente in eine Cloud hochgeladen werden, haben wir uns gegen dieses Feature entschieden. Es mag ein praktisches Feature sein, aber wir glauben nicht daran, dass man aus diesem Grund auf die Vertraulichkeit seiner Dokumente verzichten sollte.
4. Schritt: Dokument digital signieren
Unterschreiben Sie Ihr Dokument digital mittels 2-Faktoren-Authentifizierung, indem Sie die Willensbekundung bequem mit der Mobile ID auf Ihrem Mobiltelefon bestätigen.
5. Schritt: Digital signiertes PDF speichern
E voila, Ihr Dokument wurde rechtsgültig digital signiert, speichern Sie es nun auf Ihrem Gerät.
Hinweis: Mit eSignR hat Ihr Dokument bis zu diesem Zeitpunkt Ihr Gerät nie verlassen!
Identitätsprüfung für die qualifizierte elektronische Signatur
Voraussetzung für die QES ist eine offizielle Identifizierung
Bevor Sie die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach schweizerischem (ZertES) und europäischem Recht (eIDAS) verwenden können, müssen Sie sich bei einer offiziellen Registrierungsstelle der Swisscom Trust Services identifizieren. In der Schweiz muss die Identifikation vor Ort erfolgen, in Europa besteht unter anderem die Möglichkeit der Online-Identifikation.
Für Unternehmen gibt es die Möglichkeit eigene Mitarbeitende via RA App intern identifizieren zu lassen. Mehr Informationen zur RA App finden Sie hier.
Wie prüfen ich die Gültigkeit von PDFs, welche eine qualifizierte elektronische Signatur angebracht haben?
Vertrauen Sie nicht blind: Wir empfehlen Ihnen, erhaltene digital signierte PDFs in jedem Fall zu prüfen, ob sie den Standards für die qualifizierte elektronische Signatur entsprechend und somit auch rechtsgültig sind.
Für Dokumente, die dem Schweizer Recht entsprechend müssen, empfehlen wir Ihnen, den Signaturvalidator der Schweizerischen Eidgenossenschaft zu verwenden. Für Dokumente nach EU-Recht empfehlen wir den Signaturprüfung der österreichischen Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH.
Standards im Bereich der digitalen Signatur
Als Partner von Swisscom Trust Services erfüllen wir folgende Standards im Bereich der digitalen Signatur:
Adobe Approved Trust List (AATL)
EU Verordnung eIDAS
ETSI Standards
PDF/A und PAdES Standard
Wie sicher ist die qualifizierte elektronische Signatur im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift?
Angst vor der Cloud? Nicht ohne Grund! Beim Verzicht auf den Cloud-Upload von PDFs reduziert man Datenschutzbedenken und gewährleistet die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. eSignR setzt daher bewusst auf eine lokale Signaturlösung, die die Vertraulichkeit Ihrer Daten gewährleistet. Dadurch bleiben Ihre vertraulichen PDFs geschützt, und es werden höchste Sicherheitsstandards eingehalten.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet im Vergleich zur handschriftlichen Signatur ein Höchstmass an Sicherheit. Hier sind einige Gründe, warum die QES die sicherere Wahl ist:
Authentifizierung
Die qualifizierte elektronische Signatur verwendet kryptografische Verfahren, um die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei zu bestätigen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Signatur von der autorisierten Person stammt und nicht gefälscht wurde. Bei der handschriftlichen Signatur besteht hingegen ein Risiko der Fälschung.
Integrität
Die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet die Unveränderlichkeit des signierten Dokuments. Jede Änderung des Dokuments nach der Signatur wird erkannt, und die Signatur wird ungültig. Im Gegensatz dazu können handschriftliche Signaturen leicht manipuliert oder nachträglich geändert werden.
Validation
Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller signierten Dokumente. Jede Signatur wird mit einem Zeitstempel versehen und kann eindeutig einem bestimmten Unterzeichner zugeordnet werden. Dies erleichtert die Überprüfung der Echtheit und die Durchführung von Prüfungen. Bei der handschriftlichen Signatur fehlt diese lückenlose Nachverfolgbarkeit. (->Digital signierte PDFs validieren)
Schutz vor Verlust
Elektronisch gespeicherte QES-Dokumente können durch geeignete Sicherungsmassnahmen vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden. Handschriftliche Dokumente hingegen können durch Feuer, Wasser oder andere unvorhergesehene Ereignisse zerstört werden.
Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich?
Bevor Sie sich für den Signaturtyp elektronischer Signaturen entscheiden, ist es wichtig, sorgfältig zu prüfen, welche Dokumente Sie signieren möchten, und welche rechtlichen Anforderungen bestehen. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Signaturen in jedem Fall vor Gericht gültig sind.
Im folgenden Abschnitt finden Sie einige Gedankenansätze, die Ihnen bei der Entscheidung für oder gegen den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur helfen können:
Anwendungsfall
Es ist von grosser Bedeutung, sorgfältig zu überlegen, welche Dokumente Sie elektronisch signieren möchten und ob eine rechtliche Notwendigkeit besteht. Die Wahl des falschen Signaturtyps kann negative Auswirkungen haben. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) können Sie sicherstellen, dass Ihre Signaturen im gewählten Rechtsraum bindend und gültig sind. Sie müssen sich keine Sorgen über die Anerkennung vor Gericht oder durch Behörden machen. Die Verwendung einer QES bietet Ihnen die nötige Gewissheit und Sicherheit, Ihre elektronischen Dokumente und Transaktionen erfolgreich abzuwickeln.
Rechtsraum
Prüfen Sie die geltenden Gesetze und Vorschriften in Ihrem Land oder in der relevanten Rechtsordnung, da bestimmte Länder spezifische Anforderungen für den Einsatz von QES haben.
Beispiel: In der Schweiz ist nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) gesetzlich verankert. Gemäss dem Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (ZertES) ist festgelegt, dass die QES bestimmte Anforderungen erfüllen muss, wie beispielsweise eine eindeutige Zuordnung, Integritätsschutz und Verwendung von anerkannten Zertifikaten.
Vertrauen
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet Ihnen nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern kann auch ein starkes emotionales Argument darstellen: Vertrauen. Durch die Verwendung einer QES zeigen Sie Ihrem Vertragspartner, dass für Sie das zu unterzeichnende Dokument einen hohen Stellenwert hat. Die QES unterstreicht Ihre Professionalität und Glaubwürdigkeit, da sie höchste Sicherheitsstandards erfüllt und die Integrität Ihrer elektronischen Dokumente gewährleistet.
Relevanz des zu unterzeichnenden Dokuments
Berücksichtigen Sie die Wichtigkeit des Dokuments und die damit verbundenen rechtlichen Konsequenzen. Je grösser das Risiko oder die Auswirkungen im Falle von Fälschung oder Manipulation sind, desto eher ist der Einsatz einer QES ratsam, da diese rechtlich der handschriftlichen Signatur gleichgestellt wird.
Fazit: Abschliessend haben wir uns bei eSignR bewusst für den ausschliesslichen Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) entschieden. Dadurch minimieren wir potenzielle Risiken und Fehler und stellen sicher, dass die elektronischen Signaturen unserer Kunden in jedem Fall rechtlich bindend und gültig sind. Unsere Signatursoftware bietet somit eine unkomplizierte Lösung, die höchste Sicherheitsstandards erfüllt. Mit der QES gewährleisten wir Vertrauen und vermeiden rechtliche Unsicherheiten.
Professionelle Beratung
Bei Unsicherheiten empfehlen wir Ihnen, sich von einem Fachexperten oder Rechtsberater beraten zu lassen, um sicherzugehen. Unser engagiertes Support-Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung und hilft Ihnen gerne bei allen Fragen weiter.
Digitale Signatur: «Ein Enabler der digitalen Transformation»
Ob im Home-Office oder vor Ort im Büro – viele wären froh um vollständig digitalisierte Abläufe, dazu gehört auch die digitale Signatur.
Die digitale Signatur ist ein Faktor, der die digitale Transformation der administrativen Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Lesen Sie jetzt das Whitepaper «Die digitale Signatur: Ein Enabler der digitalen Transformation», um mehr über das Verschlüsselungsverfahren und die Verankerung im Schweizerischen Bundesgesetz der elektronischen Signatur (ZertES) und der europäischen Verordnung eIDAS zu erfahren.
Mehr Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur
Swisscom Trust Services Webinar
Die elektronische Signatur leicht gemacht, Video: 52.40′
- Wikipedia: Eintrag – Qualifizierte elektronische Signatur
- Blum&Grob: Artikel – «elektronische Signatur»
- Swisscom: Definition – Qualifizierte elektronische Signatur
- Swisscom Ratgeber: Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
- HSLU: Verträge digital unterzeichnen – Rechtliche Fallstricke bei e-Signaturen
- Swisscom Ratgeber: Fakten zur digitalen Signatur
- Lexfutura: Verträge (digital) richtig unterzeichnen
- Elektronische Zustellplattformen und Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
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