Tout ce qu’il faut savoir sur la signature électronique qualifiée
Notre guide pour une signature numérique légale, pratique et sécurisée :
La numérisation progresse inéluctablement, et de plus en plus d’entreprises reconnaissent les avantages de la signature électronique qualifiée (SQE) pour accélérer les processus de signature. Les flux de travail basés sur papier sont de plus en plus considérés comme lents, peu fiables et inefficaces.
Pourtant, de nombreuses entreprises continuent de signer des contrats manuellement, renonçant ainsi aux avantages de la signature numérique. Ou bien elles utilisent des solutions de signature numérique où la sécurité des données est compromise et la validité juridique de la signature n’est pas garantie.
Notre guide est une source d’information complète pour tous ceux qui accordent de l’importance à la confidentialité et à la sécurité des données, et qui souhaitent avoir un aperçu de la signature numérique, en particulier de la signature électronique qualifiée, et apprendre comment signer électroniquement de manière légale, pratique et sécurisée.
Vous avez d’autres questions sur la signature électronique qualifiée ?
- Qu’est-ce que la signature électronique qualifiée (SEQ) ?
- Quels sont les avantages de la signature électronique qualifiée ?
- Les signatures électroniques qualifiées sont-elles juridiquement valables ?
- Quelles exigences la SEQ doit-elle remplir ?
- Quelle est la différence entre SES, SEA et SEQ ?
- En quoi la signature électronique qualifiée se distingue-t-elle des autres types de signatures numériques ?
- Comment l’authenticité du signataire est-elle assurée avec la signature électronique qualifiée ?
- Quel est le niveau de sécurité de la signature électronique qualifiée par rapport à la signature manuscrite ?
- Comment fonctionne la signature électronique qualifiée ?
- Comment la signature électronique qualifiée peut-elle être vérifiée ?
- Quand une signature électronique qualifiée est-elle nécessaire ?
- Comment créer une signature électronique qualifiée ?
«Qu'est-ce qu'une signature électronique qualifiée ? La signature électronique qualifiée est une signature numérique sécurisée ayant une base légale en vertu du règlement de l'UE eIDAS et de la loi fédérale suisse ZertES. Elle a une très grande force probante et une responsabilité légale équivalente à celle de la signature manuscrite, et elle peut être vérifiée par des validateurs légalement reconnus. Des exemples de moyens de validation légalement reconnus sont le validateur de l'administration fédérale suisse ou la vérification de la signature de l'Österreichische Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH.»
5 avantages de la signature électronique qualifiée
Validité juridique en vertu du droit suisse et de l'UE
La SQE est équivalente à une signature manuscrite et répond aux exigences du droit suisse (ZertES) et du droit européen (eIDAS) en matière de signature numérique.
Grande protection contre la manipulation
Grâce à des techniques de cryptographie modernes et à un certificat de signature, l'intégrité du document et l'authenticité de la personne qui signe sont garanties.
Économies substantielles
La signature électronique qualifiée vous permet d'économiser sur les coûts liés au papier, à l'impression, à la numérisation, à l'envoi postal et à la logistique.
Gain de temps précieux
Épargnez-vous des déplacements laborieux au bureau ou chez le client grâce à la possibilité de signer un contrat à tout moment et en tout lieu avec la SQE.
Opération sécurisée conforme à ISO 27001
Tous les composants côté serveur sont exploités dans des infrastructures certifiées ISO 27001 en Suisse.
Validité juridique des signatures électroniques qualifiées selon ZertES et eIDAS
Quelles exigences la signature qualifiée doit-elle remplir ?
Pour qu’une signature numérique soit assimilée à une signature manuscrite devant un tribunal en Suisse et dans l’UE, les deux zones juridiques ont des exigences spécifiques. Ces exigences sont satisfaites avec eSignR.
Validité juridique dans l'espace juridique suisse
Dans le domaine de la signature numérique, il est courant de parler de trois types de signatures – simple (EES), avancée (FES) et électronique qualifiée (SQE). Les EES et les FES ne sont pas réglementées par le droit suisse et n’ont aucune signification légale. Seule la SQE est réglementée par la loi suisse et a donc la plus grande portée juridique.
eSignR utilise exclusivement la signature électronique qualifiée, qui est assimilée à une signature manuscrite à 100 % en Suisse et dans l’UE, et qui bénéficie ainsi de la plus grande force probante.
Validité juridique dans l'espace juridique de l'UE
Le règlement européen eIDAS régit la signature électronique qualifiée dans l’espace de l’UE. Il définit les signatures électroniques comme « des données sous forme électronique qui sont jointes ou liées logiquement à d’autres données électroniques et que le signataire utilise pour signer ». Pour être juridiquement valables, elles doivent être
- Être clairement attribué à une personne
- Permettre l’identification univoque de la personne
- Être créés par un prestataire de services de confiance (comme Swisscom Trust Services).
- Se baser sur un certificat électronique qualifié
- Prouver que le document ne peut pas être modifié après l’apposition de la signature
Toutes ces exigences sont entièrement satisfaites par eSignR.
Valeur probante maximale : les différences entre EES, FES et SQE pour les signatures numériques
Quels sont les types de signatures numériques et comment se différencient-ils ?
Dans le domaine de la signature numérique, trois types de signatures sont souvent mentionnés – la signature électronique simple (EES), la signature électronique avancée (FES) et la signature électronique qualifiée (SQE). L’EES et la FES ne sont pas réglementées par la loi suisse et n’ont aucune signification juridique. Seule la SQE est réglementée par la loi en Suisse et a donc la plus grande valeur juridique.
eSignR utilise exclusivement la signature électronique qualifiée qui, en Suisse comme dans l’UE, est assimilée à 100% à la signature manuscrite, ce qui lui confère une force probante maximale.
Lisez maintenant l’article du blog pour plus d’informations :
« EES, FES ou SQE ? – Quelles sont les différences entre les types de signature numérique ? »
«Beim rechtsgültigen Signieren von Dokumenten rechnet sich in Zeiten von Covid-19 und Home-Office eSignR bereits um ein Vielfaches schon nur durch das Einsparen der sonst notwendigen Postwege.»
Vérification d’identité pour la signature électronique qualifiée
Avant de pouvoir utiliser la signature électronique qualifiée (SQE) conformément au droit suisse (ZertES) et au droit européen (eIDAS), vous devez vous identifier auprès d’un organisme d’enregistrement officiel des Swisscom Trust Services. En Suisse, l’identification doit se faire en personne, tandis qu’en Europe, il existe la possibilité de l’identification en ligne, entre autres.
Pour les entreprises, il est possible d’identifier leurs propres employés en interne via l’application RA. Vous trouverez plus d’informations sur l’application RA ici.
Étapes pour une signature électronique qualifiée étape par étape
Dans ce guide étape par étape, nous vous expliquons comment apposer avec succès une signature électronique qualifiée sur votre PDF :
1. Étape : Identification personnelle unique
Conformément aux dispositions légales (eIDAS et SCSE), une personne doit être identifiée une seule fois pour être ensuite qualifiée pour la signature électronique qualifiée. Pour l’utilisation de la SQE dans l’application de signature que vous avez choisie (par ex. eSignR), vous êtes identifié par le Smart Registration Service intégré avec votre méthode d’identification préférée pour la signature électronique qualifiée.
Vous trouverez ici de plus amples informations sur le processus et les méthodes d’identification.
2. Étape : Choix du logiciel de signature
En fonction de votre cas d’application concret ou de l’importance juridique du document numérique que vous devez signer, choisissez un logiciel de signature approprié, comme par exemple eSignR.
3. Étape : Charger le document PDF
Téléchargez votre document PDF prêt à être signé dans le logiciel de signature.
Remarque : Dans eSignR, nous renonçons au « tour de signature » – pourquoi ? Étant donné que pour un cycle de signature, les documents PDF confidentiels sont téléchargés dans un cloud, nous avons décidé de ne pas utiliser cette fonctionnalité. C’est peut-être une fonctionnalité pratique, mais nous ne pensons pas qu’il faille renoncer à la confidentialité de ses documents pour cette raison.
4. Étape : Signer numériquement le document
Signez numériquement votre document au moyen de l’authentification à deux facteurs, en confirmant facilement la manifestation de volonté avec le Mobile ID sur votre téléphone portable.
5. Étape : Enregistrer le PDF signé numériquement
E voila, votre document a été signé numériquement de manière juridiquement valable, enregistrez-le maintenant sur votre appareil.
Remarque : Avec eSignR, votre document n’a jamais quitté votre appareil jusqu’à ce moment-là !
Comment puis-je vérifier la validité des PDF qui ont apposé une signature électronique qualifiée ?
Ne faites pas aveuglément confiance : Nous vous recommandons de vérifier dans tous les cas les PDF signés numériquement que vous recevez, afin de vous assurer qu’ils sont conformes aux normes de la signature électronique qualifiée et donc juridiquement valables.
Pour les documents qui doivent être conformes au droit suisse, nous vous recommandons d’utiliser le validateur de signature de la Confédération suisse. Pour les documents conformes au droit européen, nous recommandons le validateur de signature de la société autrichienne Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH.
Quel est le niveau de sécurité de la signature électronique qualifiée par rapport à la signature manuscrite ?
Peur du cloud ? Pas sans raison ! En renonçant au téléchargement de PDF dans le nuage, on réduit les craintes en matière de protection des données et on garantit le respect des exigences de conformité. eSignR mise donc délibérément sur une solution de signature locale qui garantit la confidentialité de vos données. Vos PDF confidentiels restent ainsi protégés et les normes de sécurité les plus élevées sont respectées.
La signature électronique qualifiée (SQE) offre un niveau de sécurité maximal par rapport à la signature manuscrite. Voici quelques raisons pour lesquelles la SQE est un choix plus sûr :
Authentification
La signature électronique qualifiée utilise des procédés cryptographiques pour confirmer sans équivoque l’identité du signataire. Cela permet de garantir que la signature provient de la personne autorisée et qu’elle n’a pas été falsifiée. En revanche, la signature manuscrite présente un risque de falsification.
Intégrité
La signature électronique qualifiée garantit l’inaltérabilité du document signé. Toute modification du document après la signature est détectée et la signature n’est plus valable. En revanche, les signatures manuscrites peuvent être facilement manipulées ou modifiées ultérieurement.
Validation
La signature électronique qualifiée permet un suivi complet de tous les documents signés. Chaque signature est horodatée et peut être clairement attribuée à un signataire spécifique. Cela facilite la vérification de l’authenticité et la réalisation de contrôles. Cette traçabilité sans faille fait défaut avec les signatures manuscrites. ->Valider les PDF signés numériquement
Protection contre la perte
Les documents SQE enregistrés sous forme électronique peuvent être protégés contre la perte ou la détérioration par des mesures de sécurité appropriées. En revanche, les documents manuscrits peuvent être détruits par le feu, l’eau ou d’autres événements imprévus.
Quand une signature électronique qualifiée est-elle nécessaire ?
Avant de choisir un type de signature électronique, il est important d’examiner soigneusement les documents que vous souhaitez signer et les exigences légales. Une signature électronique qualifiée (SQE) vous offre la certitude que vos signatures seront valables devant un tribunal dans tous les cas.
Dans la section suivante, vous trouverez quelques pistes de réflexion qui pourront vous aider à décider d’utiliser ou non une signature électronique qualifiée :
Cas d'application
Il est très important de réfléchir soigneusement aux documents que vous souhaitez signer électroniquement et à la nécessité juridique de le faire. Le choix d’un mauvais type de signature peut avoir des conséquences négatives. Avec une signature électronique qualifiée (SQE), vous pouvez vous assurer que vos signatures sont contraignantes et valables dans l’espace juridique choisi. Vous n’avez pas à vous soucier de la reconnaissance devant les tribunaux ou par les autorités. L’utilisation d’une SQE vous offre la certitude et la sécurité nécessaires pour mener à bien vos documents et transactions électroniques.
Espace juridique
Vérifiez les lois et réglementations en vigueur dans votre pays ou dans la juridiction concernée, car certains pays ont des exigences spécifiques pour l’utilisation de SQE.
Exemple : En Suisse, seule la signature électronique qualifiée (SQE) est ancrée dans la loi. Selon la loi fédérale sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique (SCSE), il est stipulé que la SQE doit répondre à certaines exigences, comme par exemple une attribution claire, une protection de l’intégrité et l’utilisation de certificats reconnus.
Confiance
Une signature électronique qualifiée (SQE) ne vous offre pas seulement une sécurité juridique, mais peut également constituer un argument émotionnel fort : La confiance. En utilisant une SQE, vous montrez à votre partenaire contractuel que, pour vous, le document à signer revêt une grande importance. La SQE souligne votre professionnalisme et votre crédibilité, car elle répond aux normes de sécurité les plus élevées et garantit l’intégrité de vos documents électroniques.
Pertinence du document à signer
Tenez compte de l’importance du document et des conséquences juridiques qui y sont liées. Plus le risque ou les conséquences en cas de falsification ou de manipulation sont importants, plus il est conseillé d’utiliser une SQE, car celle-ci est juridiquement assimilée à une signature manuscrite.
Conclusion : en conclusion, chez eSignR, nous avons délibérément opté pour l’utilisation exclusive de la signature électronique qualifiée (SQE). Nous minimisons ainsi les risques potentiels et les erreurs et garantissons que les signatures électroniques de nos clients sont juridiquement contraignantes et valables dans tous les cas. Notre logiciel de signature offre ainsi une solution simple qui répond aux normes de sécurité les plus élevées. Avec la SQE, nous garantissons la confiance et évitons les incertitudes juridiques.
Conseil professionnel
En cas d’incertitude, nous vous recommandons de demander conseil à un expert spécialisé ou à un conseiller juridique afin d’être sûr de vous. Notre équipe d’assistance dédiée est à votre disposition à tout moment et se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions.
Plus d’informations sur la signature électronique qualifiée
Webinaire de Swisscom Trust Services
La signature électronique en toute simplicité, vidéo : 52.40′ (allemand)
- Wikipédia: Signature électronique qualifiée
- Blum&Grob: Article – « Signature électronique »
- Swisscom: Définition – Signature électronique qualifiée
- Guide Swisscom : Qu’est-ce qu’une signature électronique qualifiée ?
- HSLU : Signer numériquement des contrats – Les pièges juridiques des signatures électroniques
- Guide Swisscom : Faits concernant la signature numérique
- Lexfutura : Signer correctement des contrats (numériques)
- Plateformes de distribution électronique et signature électronique qualifiée (SQE)
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